Deze week is door de NBPO uitgeroepen tot Nationale Opruimweek. Een week met aandacht voor het vak van de Professional Organizer en extra aanbod om tips en ondersteuning te krijgen bij het opruimen (kijk vooral even hier voor het aanbod aan activiteiten).
Bij opruimen zullen veel mensen denken aan opruimen in huis, of misschien het ordenen van losse papieren en administratie. In een wereld waarin veel werk digitaal wordt gedaan, denken steeds meer mensen gelukkig ook aan digitaal opruimen. Voorbeelden zijn het ordenen van bestanden en informatie, regelen van goede back-ups of handige tools inzetten om informatie netjes terug te vinden (in plaats van 20 tabs openhouden). Maar vergeten we dan niet ons hoofd?
Wie wat bewaart…
Als we eerlijk zijn, zal iedereen een deel van zijn of haar informatie in het hoofd bewaren. Sommige dingen zijn fysiek (lijstjes op papier, post-its) en sommige digitaal (herinneringen in een agenda-app). Maar hoeveel bewaar je in je hoofd?
Ik moet niet vergeten als ik straks boodschappen ga doen ook nog … te halen, want dat moet morgen mee naar …
Mijn LinkedIn-app meldde me vanochtend dat iemand op mijn profiel heeft gekeken, even kijken of dat diegene is waar ik bij gesolliciteerd heb!
Oh ja, onder de douche bedacht ik me dat ik gisteren helemaal ben vergeten om die rapportage ook naar collega Y te sturen, want die zou er ook nog naar kijken…
Hé, op deze pagina van mijn boek is dit heel mooi gezegd, dat moet ik onthouden zodat ik het straks kan gebruiken voor ….
Gaat die uitdrukking, “Wie wat bewaart, die heeft wat” dan nog wel op? Het lijkt een logische keuze om dingen die we maar kort hoeven te onthouden in ons hoofd te bewaren. We willen immers niet lijstjes schrijven om het lijstjes schrijven. Maar hoeveel heb je er op de lange termijn aan om álle dingen die je een paar uur of een dag moet onthouden in je hoofd te bewaren?
Afleiding vanuit je eigen hoofd
Daniel Levitin beschrijft in zijn boek ‘The Organized Mind’ heel goed waarom dit zo zonde is. Multitasken is eigenlijk niet mogelijk – wat we dan feitelijk doen is steeds heel snel schakelen tussen verschillende manieren van denken. Elke keer dat we dit doen kost dit extra energie en maken we stresshormonen aan. Nu gaat de discussie over multitasken vaak over situaties waar we dat bewust al dan niet doen, zoals of het wel of niet haalbaar is om je e-mails te checken tijdens een saaie vergadering.
Maar óók elke keer dat we informatie tijdelijk in ons hoofd parkeren, blijft het zo nu en dan om onze aandacht vragen. Dit betekent dat onze concentratie verstoord kan worden door afleiding vanuit je eigen hoofd (dat is dus die ‘oh ja, ik moest mijn moeder bellen’ die dan je hoofd in plopt). Eigenlijk dwingt je eigen hoofd je dan onbedoeld tot multitasken.
Parkeer het ergens anders
De oplossing hiervoor is om dit soort zaken niet meer in je hoofd te parkeren. Voor sommigen kan het overdreven voelen om elk dingetje wat je ‘nog even’ moet onthouden ergens vast te leggen, maar de rust die dit oplevert is onbetaalbaar. Daarnaast maakt dit het mogelijk om, wanneer je wilt ontspannen, dat met je volle aandacht te kunnen doen. Hier deel ik de drie stappen die ik heb gemaakt. De tweede kostte wat tijd om goed in te richten, maar als het eenmaal staat kost het nooit meer dan 2 seconden.
Zet je notificaties uit
Dit lijkt ergens anders over te gaan, notificaties zijn immers geen gedachtes. Maar is dat wel zo? Die notificatie van een nieuwe e-mail open je niet direct, want je hebt natuurlijk al vaker gehoord dat je je niet zo moet laten afleiden (hoop ik 😉). Er zit dan alleen wel een nieuw taakje in je hoofd (‘ik moet straks even naar mijn mail kijken’). Wat levert die notificatie je dan eigenlijk op? Alleen dat je er alsnog misschien aan denkt. Zet ze dan gewoon uit, en kies bewust momenten uit om je mail of social media te checken en onderneem de acties die nodig zijn dan direct. Hoef je ze ook niet te onthouden.
Doe iets met die losse flarden
Al die ‘Oh ja, ik moet nog even…’-momenten kun je ergens parkeren. Voor taken gerelateerd aan werk of zaken die verder in de toekomst liggen en echt vastgelegd moeten worden, zijn er prachtige apps op de markt. Doe onderzoek naar iets wat past bij je voorkeuren en je systemen (type besturingssysteem op mobiel en PC/laptop) en probeer het een tijdje uit. Ik gebruik nu bijvoorbeeld Braintoss, wat ik met behulp van automate.io automatisch laat doorsturen naar Notion. Als iets in mijn hoofd plopt, kost het me letterlijk 2 seconden om de app te openen. Ik spreek het in en de rest gaat vanzelf. Mijn hoofd is heerlijk leeg sinds ik dit doe en ik ben eigenlijk nooit meer bang om iets te vergeten. Alles wat voor zo’n korte termijn is dat het alweer ‘voorbij’ is de volgende keer dat ik in Notion kom, los ik old-school op. Duurt het een paar uur (vanavond iemand bellen) dan maak ik een herinnering met alarm in mijn telefoon. Iets voor het boodschappenlijstje? Op het white-board in de keuken. Duurt het superkort, bijvoorbeeld iets zeggen tegen iemand waar ik op weg naartoe ben? Dan schrijf ik het op mijn hand, die heb ik toch altijd bij me.
Sluit je dag af
Maak de tijd om bewust je werkdag af te sluiten, al is het maar een paar minuten. Als je terugdenkt aan wat je hebt gedaan, schiet je dan nog iets te binnen wat je wilt opschrijven? Als je vooruitblikt naar morgen, is er dan nog iets waar je aan denkt of wat je moet doen? Door de overgang van werk naar privé bewust te maken en even van je af te schrijven wat in je hoofd spookt, kun je beter genieten van de avond en het weekend.
Wat past bij jou?
Om een oplossing te vinden die goed bij je past, raad ik je aan om eens te Googlen op ‘brain dump’ in combinatie met de besturingssystemen die je gebruikt. Of neem contact met me op als ik je kan helpen bij het zoeken naar een passende oplossing.