Geloof het of niet, maar vandaag is het ‘Dag van het Opgeruimde Bureau’ of ook wel ‘Clean Off Your Desk Day’. Tegenwoordig is ‘Clean desk specialist’ zelfs een beroep. Waar komt dit vandaan?
Je hersenen kunnen eigenlijk (hoe graag mensen ook roepen ‘goed te zijn in multi-tasken’) maar één ding tegelijk doen. Soms lijkt het wel alsof we meerdere dingen tegelijk doen, maar eigenlijk schakelen onze hersenen heel snel over en weer tussen dingen die om aandacht vragen. En dit maakt je hoofd sneller moe. Zo gek is het dan ook niet dat je beter kunt werken wanneer er niet van alles in het oog springt om je af te leiden.
Leestip: wil je meer weten over hoe het brein omgaat met informatie? Lees er meer over in ‘The Organized Mind’ van Daniel Levitin.
Iets wat dit – juist nú – extra belangrijk maakt, is dat we zoveel thuis werken. Als je dan van alles op je bureau hebt liggen leidt dat je niet alleen af bij je werk, maar ga je ook aan werk denken als je vrij bent. Je loopt er immers de hele tijd langs. Tijd dus om even een ‘desk check’ te doen!
Organiseer je papieren
Veel losslingerend papier? Het is niet voor niets dat de klassieke stapelbare postvakken een klassieker zijn! Ze zijn ontzettend handig. En de meeste varianten hebben een randje of vakje aan de voorkant waar je met een marker op kunt schrijven of een sticker kunt plakken. Zo is snel te zien wat waar in zit.
Stapel er bijvoorbeeld een paar op elkaar en gebruik het bovenste vak om binnengekomen post in te leggen. Probeer op een vast moment (bijvoorbeeld minimaal 1x per week) de post even te bekijken. Wat is dit? Wat moet ik hiermee? Door een vak te hebben voor ‘Actie’ (nodig voor werk) en ‘Naar archief’ (alleen bewaren) kun je het makkelijk een plek geven. Of in het oud papier natuurlijk als je het niet nodig hebt 😉
Voor je echte archief (waar je de bak archief zo nu en dan naartoe verplaatst) kun je een multomap in de kast gebruiken. Door het hebben van een postvakje als ‘tussenstation’ is het oké dat je niet alles direct opruimt, maar kun je het toch netjes bewaren.
Klaar met de Post-It!
Hoe handig de uitvinding ook is, Post-Its zijn niet geschikt om dingen mee te herinneren. Ze zijn heel handig voor brainstormen (want verplaatsbaar), maar niet voor langdurig gebruik. De lijm doet het niet meer en ze vallen in een hoekje, ze waaien weg als je het raam open doet en ze trekken doorlopend je aandacht. Gebruik een notitieblok om losse gedachten of korte aantekeningen te maken gedurende de dag. Aan het einde van de dag of de week plaats je deze aantekeningen in een meer duurzaam systeem (digitaal of analoog).
Sluit je dag af, niet alleen je laptop
Aan het eind van de dag de spullen die je gebruikt hebt terugleggen op hun plek kost weinig tijd. Het resultaat is wel dat je de volgende dag een schone start hebt. En laten we eerlijk zijn, de kans dat je in de ochtend snel in een meeting moet aanschuiven is groter dan dat je einde dag ‘snel moet afsluiten’.
Daarnaast helpt dit om ook gevoelsmatig je werkdag echt te eindigen. Bedenk even wat je hebt gedaan, hoe je dag morgen wordt en of er nog een gedachte in je hoofd zit die je even wilt noteren om het los te laten (in je notitieboek, niet op een Post-It natuurlijk). Zo kun je met een leeg hoofd beginnen aan je vrije tijd en zie je je werk in de avond ook niet meer liggen.
Heb je hulp nodig bij het opruimen van je werkplek of is de stapel zo groot dat je er niet aan toe komt? Neem contact met me op, ik kan je helpen!