Linda (andere naam om privacyredenen) moet te veel. Veel te veel. Ze is projectmanager en heeft zó veel te doen dat ze het gevoel heeft dat ze altijd achter alles aanloopt. Of rent beter gezegd. Het hoort bij haar werk om georganiseerd te zijn en dat is ze ook. Ze heeft alles netjes op orde en weet welk werk er bij haar ligt. Ze heeft er alleen weinig aan, omdat het gewoon te veel is.
Hoe georganiseerd ze ook is, het werk blijft binnenstromen en wat ze ook kiest: er is altijd wel iets over wat óók had gemoeten. Ze is nooit ‘bij’. Haar collega’s hebben er ook last van. Sommigen worden er onverschillig van: “het lukt toch niet, dus laat ook maar”. Anderen hebben last van stress. Ze voelen zich rusteloos en zijn ontevreden over zichzelf. Eén van haar collega’s heeft zich ziekgemeld. Linda praat hierover met haar collega’s tijdens de pauze. Ze hoort de irritatie: hoe dat zou zijn om het allemaal los te laten en gewoon niet meer naar werk te gaan. Maar ja, dan is er nóg meer werk voor degenen die achterblijven. Lekker is dat.
Diep van binnen weet Linda dat ze er zelf niet ver van weg is. Als ze wakker wordt zit er een knoop in haar maag. Ze krijgt geen ontbijt meer weg en haar hartslag loopt op wanneer ze bijna bij kantoor is. Soms wordt ze ‘s nachts wakker en dan schiet er direct in haar hoofd wat er morgen echt moet gebeuren. Ze heeft haar aandacht niet bij haar gezin, heeft een kort lontje en is over alles gefrustreerd.
Geen werkplezier meer
Situaties zoals die van Linda komen helaas vaker voor. Wanneer meerdere werknemers ervaren dat er zó veel te doen is dat ze eigenlijk niet kunnen doen wat ze moeten doen, kunnen er meerdere dingen gebeuren. Medewerkers kunnen uitvallen, omdat de constante stress zorgt voor lichamelijke klachten. Anderen kunnen mentaal niet meer overzien hoeveel ballen er hoog te houden zijn en gaan mentaal op slot: ze worden onverschillig, negatief op de werkvloer of krijgen niets meer uit hun handen.
Wanneer één of meerdere leden van een team of bedrijf het gevoel hebben dat ze alleen maar de keuze hebben om brandjes te blussen, wordt ‘ad hoc werken’ de norm. Door de werkdag als race tegen de klok te ervaren kunnen niet alleen de medewerkers hun werkplezier verliezen en zelfs uitvallen, de resultaten van het team leiden er ook onder.
Effectief werken is een cultuur
In alle branches kom je dit tegen: er wordt op alles ‘ja’ gezegd door zowel het management als het personeel. Non-profit organisaties willen van betekenis zijn, medewerkers willen zich dienstbaar opstellen en voelen zich verantwoordelijk, starters willen ambitieus beginnen en dienstverleners willen groeien. Allemaal redenen om veel te willen, waar in eerste instantie niets mis mee is.
Wat alleen cruciaal is om succes te behalen, is kiezen voor de juiste dingen. Ik weet niet meer waar ik het gehoord heb, maar de uitspraak “Je ‘ja’ is niets waard als je nooit ‘nee’ zegt” is hierbij heel treffend. Als je alles wilt doen, ga je al die dingen wat minder goed doen. Of misschien moet je keuzes maken en blijkt later dat je voor de verkeerde dingen bent gegaan. Of erger nog, dat je je beloftes niet kunt waarmaken of deadlines mist.
Daarnaast is het om gezond en mét behoud van werkgeluk productief te zijn, nodig om keuzes te maken. Als er geen tijd is om van een afstandje te kijken naar het werk, te prioriteren, pauze te nemen en een strategische koers te kiezen, behaal je uiteindelijk minder betekenisvolle resultaten.
Om dit anders te gaan doen is een cultuuromslag nodig in zulke teams.
Samen prioriteiten vaststellen
Een omslag voor elkaar krijgen kan een ingewikkeld proces zijn, maar er zijn een aantal stappen die op korte termijn kunnen (en moeten) worden genomen in dit soort situaties.
Maak het bespreekbaar
Behalve dat het een eerste stap is om het gevoel van medewerkers met werkstress te erkennen, is het nodig om met elkaar te onderzoeken wat de redenen zijn dat er vooral brandjes worden geblust. Stel de volgende vragen aan elkaar:
- Waar hebben we last van en op welke momenten?
- Weten we wat hier de oorzaak van is?
- Hoe bepalen we nu wat er gedaan moet worden en hoe verdelen we dat?
Eerste acties vaststellen
Naar aanleiding van wat naar boven komt is het nodig om eerste stappen te bepalen. Als de ervaren werkdruk hoog is, is het nodig om snel te zorgen dat het personeel wat hier last van heeft verlicht wordt.
- Kunnen taken tijdelijk worden verschoven of geruild?
- Kan worden uitgekozen wat als eerste de focus moet krijgen? Zijn er deadlines die verplaatst kunnen worden?
- Kan worden afgesproken met elkaar dat het overslaan van pauzes of overwerken (voor nu) een ‘no go’ is? Tip: spreek elkaar er op aan als dit toch gebeurt!
Resultaten op de lange termijn
Wanneer de eerste stappen zijn gezet om de huidige situatie te verlichten is het nodig om na te denken over de lange termijn.
- Ga terug naar de tekentafel: wat is de missie van het bedrijf of de afdeling? Welke doelstellingen zijn leidend het komend jaar of de komende 5 jaar?
- Maak een jaarplan: stel op basis van de doelstellingen, lopende projecten etc. de prioriteiten vast. Wanneer bepaald is in welke mate activiteiten van het team daar aan bijdragen, wordt vanzelf duidelijk welke dingen minder belangrijk zijn.
- Zet talenten in: wie het beste iets kan doen is net zo belangrijk als wat er wordt gedaan. Laat taken aansluiten op ambities, talenten en interesses omdat dit bijdraagt aan werkplezier en motivatie.
Efficiënt samenwerken
Behalve dat het nodig is om een routekaart naar resultaten vast te stellen, is het belangrijk (misschien wel nóg belangrijker) om werkafspraken te maken.
- Bepaal wat er moet gebeuren met activiteiten die volgens het grote plaatje geen prioriteit lijken te zijn.
- Bepaal hoe werk wordt verdeeld en hoe wordt bepaald hoeveel werk gedaan kan worden.
- Zorg dat inzichtelijk is hoe ieders werkdruk is en spreek af hoe te handelen wanneer iets niet haalbaar is
- Ga op zoek naar manieren om het werk slimmer in te richten, zodat geen onnodige tijd verspild wordt waar dat niet nodig is
Het is best lastig om de stap te zetten om kritisch te kijken naar de productiviteit en werkwijze van een team, maar de resultaten en het werkplezier wat je er voor terugkrijgt zijn het waard.
Neem contact met me op als je je team hierbij wilt begeleiden.